Wenn sich Besuch vom Finanzamt angesagt hat, der die Unterlagen prüfen will, verfallen viele Unternehmensmitarbeiter leicht in Panik. Dabei braucht man bei ordentlicher Buchführung eigentlich keine Sorgen vor einer Steuerprüfung haben. Was man aufbewahren muss und wie lange, ist ja vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Der Bundesfinanzhof hat in einem Grundsatzurteil festgelegt, dass dazu alle Dokumente gehören, die nötig sind, um geschäftliche Vorgänge „in ihrer Entstehung und Abwicklung“ nachvollziehen zu können. Darum ist es sehr wichtig, alle Geschäftsunterlagen ordentlich und systematisch abzuheften. Weil viele Dokumente auch noch unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, sollte man sich ein geordnetes Firmenarchiv anlegen. Denn wenn man Unterlagen vor Beendigung der Aufbewahrungsfristen auch nur versehentlich vernichtet, dann riskiert man Ärger bei der Steuerprüfung. Wer allerdings alles aufbewahrt, dem kann es passieren, dass er selber schnell den Überblick verliert.
In der Regel kündigt sich der Prüfer einige Tage vor der Steuerprüfung an. So hätte man im Notfall noch etwas Zeit seine Unterlagen zu richten. Aber das klappt in den seltensten Fällen. Wer bis dato seine Ablage nicht ordentlich geführt hat, der kann so ein Versäumnis auch nicht in wenigen Tagen nachholen. Die Prüfung findet allgemein in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Je nach Größe der Firma kann eine Steuerprüfung zwischen einem Tag und einer Woche dauern. Dabei werden meist drei zusammenhängende Jahre in Augenschein genommen. Falls der angekündigte Termin absolut nicht in den betrieblichen Ablauf passt, kann man beim Finanzamt nachfragen, ob eine zeitliche Verschiebung im begründeten Fall möglich ist. Falls die Büroräume des Unternehmens ungeeignet für eine Steuerprüfung sind, kann man mit dem Finanzamt auch vorher absprechen, dass die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerberaters stattfindet. Wer einen Steuerberater mit der Führung seiner Unterlagen betraut hat, der dürfte eigentlich nichts zu befürchten haben, denn diese Firmen nehmen ihre Aufgaben in der Regel sehr ernst. Wenn man seine Unterlagen selbst führt, dann ist es meist sehr hilfreich, sich dazu eine Steuersoftware zuzulegen. Mit deren Hilfe erleichtert man sich die Arbeit und wird außerdem daran erinnert nichts bei der Führung der Geschäftsunterlagen zu vergessen oder zu unterlassen.
Der Steuerprüfer wird bei der Durchsicht der Unterlagen besonders auf Unregelmäßigkeiten und undurchschaubare Vorgänge achten. Alles, was mit Bewirtung und Reisekosten zusammenhängt, das wird meist sehr intensiv unter die Lupe genommen. Natürlich spielen bei einer Steuerprüfung auch subjektive Faktoren eine Rolle. Der Prüfer wird sicher kein Auge zudrücken, wenn man ihn besonders zuvorkommend behandelt. Aber wenn man davon ausgeht, dass er nur seine Arbeit macht und nicht dazu da ist, einem Unternehmer das Leben schwer zu machen, dann erleichtert das den Umgang miteinander schon. Einen anderen Ersatzprüfer kann man nur in sehr begründetet Fällen beantragen. Beispielsweise wenn schon bei einer früheren Steuerprüfung einmal sehr weitreichende Streitfälle aufgetreten sind. Bei einem wirklich schwerwiegenden Streitfall während der Steuerprüfung sollte man auf alle Fälle einen Rechtsanwalt hinzuziehen. Im Internet lassen sich zwar viele Beispiele als Präzedenzfall finden, aber meist liegen die konkreten Sachverhalte doch etwas anders und schon kann man sich nicht mehr sicher sein, ob hier die gleichen Rechtsnormen greifen.
Da hat doch sicher jeder etwas Bammel davor. Wer hat schon gern die Steuerprüfer im Haus.